Ordning
Misjons- og diakoniarkivet benytter ASTA, samme programvare som Arkivverket. Programvaren utvikles og oppdateres av Stiftelsen Asta.
Staben i Misjons- og diakoniarkivet deltar jevnlig på nasjonale brukerforum.
Allment arkivskjema legges til grunn for katalogisering.
Ordning og katalogisering
Ordning og katalogisering sondrer mellom to kategorier med hver sin omtale.
Aktører
- Organisasjoner (virksomheter, institusjoner, skoler, etc.)
- Personer (enkeltpersoner og familier)
Arkiver
Et arkiv kan være alt fra et enkelt brev til store mengder av ulike typer materiale (protokoller, sakarkiv, regnskap, foto, film, etc.).
Kataloger
Eldre kataloger er vanligvis maskinskrevne og produsert i flere eksemplarer til bruk på lesesal, med videre. Nyere kataloger er digitale, og de katalogene inneholder beskrivelse av aktører og tilhørende arkiver. Aktører kan ha flere ulike roller, så som disse:
- Etablere og danne arkiv
- Samle og bevare arkiv
- Avlevere eller deponere arkiv
Både aktører og arkiver tidfestes så godt som mulig.